仕事が遅いたった1つの理由と仕事が遅い人の特徴【改善策も解説】

この記事では、上記のような悩みに応えていきます。



仕事の進みが遅いと、気持ちも焦ってしまいますよね。

仕事が遅い理由はシンプルに、たったの1つです。

仕事が遅い理由と改善策を知れば、仕事を早く進めるコツも身につきます。本記事では、こういった内容についてもっと深掘りしていきます。

本記事の内容

私自身、会社での仕事はどちらかというと早い方だと思いますが、まだまだヒヨッコなので日々仕事の効率化を模索中です。

仕事のスピードは実務経験がモノを言う部分も多いと思いますが、私が普段から気をつけていることなどから考察していきますね。

私と一緒に「仕事が早い人」になりましょう！

仕事が遅いたった1つの理由

結論は、圧倒的に下記に尽きます。

私が普段仕事をしていて「今日は進みが遅いなぁ…」と思う時はいつもそうです。

まわりの人を見ていても同じ。

• 仕事の進め方に悩む時間
• レイアウトに悩む時間
• 成果物の品質（完成度）に悩む時間
• わからないことを調べる時間

「どうしようか…」と悩む時間が長ければ、それに伴って時間も過ぎていきます。



例えば、何時間もかけて作ったデータが飛んでしまって、同じ作業をもう1度やったら20分くらいでできたっていう経験はありませんか？

これは、上記で悩んでいた時間を全部すっ飛ばして、最短ルートで作業できたからなんですね。



なので「仕事が遅いなぁ…」と感じているなら、「うーん…」と悩む時間を減らすのがポイントです。

仕事が遅い人の特徴

では次に、仕事が遅い人の特徴を見ていきましょう。

下記の4つです。

順番に掘り下げていきます。

仕事が遅い原因ばかり追い求める

仕事が遅い人は、遅くなる原因にばかり目が行きがちです。

特に「愚痴っぽい人」は要注意ですね。



例えば、下記のようなことを考えていませんか？

• 自分はマイペースな性格だから…
• 神経質で細かい所ばかり気になっちゃうから…
• 仕事中に上司に話しかけられるから…
• 電話番がかかってくるから…

これらはすべて「仕方がない」という言葉で片付けることができてしまいます。

• 自分はマイペースな性格だから仕方がない
• 神経質で細かい所ばかり気になっちゃうから仕方がない
• 仕事中に上司に話しかけられるから仕方がない
• 電話番がかかってくるから仕方がない

つまり、言い訳がましいということです。原因ばかり追求して、改善に目を向けていない状態といえます。

1つのやり方に固執する

1つのやり方に固執する人は、仕事が遅くなる傾向にあります。

例えば、Aというやり方を教わったら「この仕事はAというやり方で進めるんだ」と理解して、Aというやり方でしかやらない。



確かに、仕事の進め方にルールがあるのなら、やり方を変えるのはリスクです。

しかし、多くの仕事は応用してやり方を変えていくのが効率化の鍵となります。



仕事が早い人は、常にいろいろなやり方を試して最適な進め方を模索しています。

1つのやり方に固執するのは、あまりオススメできないですね。

整理整頓ができていない

仕事が遅い人に共通しているのは、整理整頓の重要性が理解できていないことです。

すばやく仕事をするために、整理整頓は大切です。



例えば、いつか使うかも…と思って、ついつい書類を捨てずに取っておいたりしていませんか？

そうやって取っておいた書類は、大抵無駄になります。



資料が増えると「情報を探す時間」が増えて、結果的に時間がかかって非効率です。

ビジネスパーソンは、“年間150時間”もの時間を探し物に費やしている

引用元：リクナビNEXTジャーナル

上記のような結果もあります。1日あたり平均36分です。



情報は、常に必要最小限にしておくのが仕事を早く進めるコツです。

小さな備えをするよりも、バッサリと捨てていく意識を持ちましょう。

目の前の仕事しか見えていない

目の前の仕事しか見えていない人は、仕事が遅い人が多い印象です。



目の前の仕事しか見えていない状態は、集中していると言えば聞こえが良いですが、常に目の前の作業に没頭している状態です。

悪く言うと、視野が狭いということになります。

仕事は、常に1つではないはず。自分が抱えているタスクを整理して、全体量とペース配分を常に考える必要があります。



仕事に没頭するのが悪いというわけではありません。計画的に仕事が進められているのなら、むしろ集中できていて理想の状態とも言えますね。

良くないのは、目の前の仕事に追われている状態です。

ただ没頭しているだけ → 無心の状態では、いつまでたっても仕事が遅いままです。どこかで気持ちを切り替えましょう。

仕事が遅い人がすぐにできる改善策

ここからは、今日からすぐにできる実践的な改善策を紹介していきます。

下記の4つです。

順番に解説していきます。

作業前の準備に時間をかける

効率的な仕事は始める前の準備で8割決まるといっても過言ではありません。

仕事が遅いと感じているのなら、まずは作業に入る前の準備に時間をかけてみましょう。



具体的に…作業前にやることとしては

• 情報整理（情報収集）
• やることの洗い出し

結局、仕事を進めている途中でわからないことを調べたり進め方を変えたりするのが、時間がかかる1番大きな要因です。

なので、作業前の準備段階で出来るだけゴールまでの道を明確にしておくことが、仕事を早く進めるコツです。

作業前に必要な情報をかき集めて、ゴールまでの道を明確にしましょう。

基本的なショートカットキーを覚える

パソコン仕事限定ですが、時短にはショートカットキーの活用も効果的です。

って思うかもしれませんが、ショートカットキーを使えば、作業効率は爆上がりします。



たとえば、『コピー＆ペースト』の動作は『Ctrl + C & V』です。

右クリックでした場合と比べると、1回の動作では効果を感じづらいですが、10回繰り返すとかなりの差です。

小さな時短ですが、積み重ねると大きな効果に変わります。



それに、ショートカットキーの効果は、動作の時短だけではありません。

ショートカットキーを使えば、動作の数を減らす→脳への負担を減らすことができ、効率アップに繋がるのです。

たとえば、下記はコピー＆ペーストの例です。

右クリックだと6動作が必要なのに対し、ショートカットキーなら4動作で済みます。



断言しますが、ショートカットキーを活用すれば仕事はめちゃめちゃ早くなります。

よく使うショートカットキーだけでも覚えておきましょう。

参考：私がよく使うショートカットキー

　Ctrl + X ：カット（切り取り）
　Ctrl + C：コピー
　Ctrl + V：ペースト（貼り付け）

　Ctrl + Z：元に戻す
　Ctrl + Y：やり直し

　Ctrl + A：全選択

とりあえず上記を抑えておけばOKかと思いますが、ショートカットキーは他にもたくさんありますので、どんどん活用しましょう！

できるだけコピペで済ませる

仕事を早くするためには、できるだけコピペで済ませる意識を持つことです。

正直、仕事の8割はコピペで終わると思っています。

なぜなら、会社の仕事は必ず過去の実績があるから。



全く新しい成果物を作るにしても、ゼロから考えるより何かを参考にしてアレンジした方が圧倒的に楽だし早いです。

特に、会社の仕事なんて過去の実績の宝庫です。宝の山が目の前にあるのに、使わない手はありません。



たとえば会議の資料や報告書は、新規のフォーマットから「うーん…」と悩んで作るのではなく、過去に作られたものを参考にして作ればOKです。

なんなら、ほぼ丸パクリで中身の文言をちょっと書き換えるだけでもいいかもしれません。



コピペは最強の時短術です。積極的に活用して、仕事の効率化に繋げていきましょう！

しっかりと睡眠をとる

あと意外と多いのが、ちゃんと睡眠を取れていない人です。

仕事終わりのフリータイムを満喫したい…という気持ちもわかりますが、当然ながら睡眠時間を削っていたら仕事の効率も下がります。



睡眠不足に関して、下記のような研究結果もあります。

6時間睡眠を2週間以上続けると、2日間徹夜で過ごすのと同じレベルまで能力は低下する

参考：TABI LABO

睡眠不足で残業が増えて、仕事後の時間も減って…となっていたら本末転倒ですよね。

良い仕事は良い睡眠から。結果的に自分の時間を増やすことにも繋がっていきますので、しっかりと睡眠を取りましょう！

仕事が早い人から学ぶ3つのこと

仕事が早い人から学べることもあります。

私自身、仕事が早いなぁと思う人の特徴は下記の3つです。

これらの特徴をもとに、内容を深堀りしていきます。

どうすれば早く進められるかを常に考える

仕事が早い人は、常にどうすれば早く仕事を進められるかを考えています。

仕事が遅い人の特徴で「1つのやり方に固執する人」の逆ですね。いろんなやり方を試して常に効率化を意識しているということです。



いろんなやり方を試すと、試した分だけ仕事の進め方の「引き出し」が増えていきます。

そうすると、どんな仕事にも応用できる“技”が身についていきます。

仕事が早い人になりたいと思ったら、常に効率化を意識して仕事に取り組んでみましょう。



また、具体的にどうしたら良いかわからないよ〜って思ったら、まわりの人たちの仕事の進め方を観察してみるのも効果的ですよ。

下記の記事も参考になるかもしれません。あわせて読んでみてください。

いつでも書類やデータは整理整頓しておく

仕事が早い人は、レスポンスも早いです。

「レスポンス」の意味は「反応」「応答」「返事」です。

引用元：Weblio辞書

レスポンスを早くするためには、必要な情報が必要なタイミングで出せるよう仕組み作りをしておく必要があります。

つまり、整理整頓ですね。

日々の整理整頓は10分あればできます。目の前の仕事を早く終わらせることばかりにフォーカスせず、仕組みから変えていきましょう！

自分の強みを理解し、人に頼れることは頼る

どんな人にも、得意なこと・不得意なことはあります。

苦手な仕事にチャレンジすることも大切ですが、すべて1人で抱え込む必要はありません。

仕事を早くするためには、自分の強み・弱みを理解し、苦手な部分は人に頼るなどして要領よくこなすのがコツです。



注意ですが『人に頼る → 仕事を丸投げ』ではありません。

自分のスキル範疇ではどうにもならないようなことを聞く、やってもらうということです。



仕事が早い人は、自分の力量をしっかり把握して臨機応変に仕事をします。

一度、自分の強み・弱みを洗い出してみましょう。

まとめ：実践的な改善で仕事を効率化しましょう

仕事が遅い理由と特徴、改善策について解説しました。

この記事で取り上げた改善策は、実践的で誰でもできることです。仕事が遅いと感じている人は、ぜひ試してみてください。



本記事で紹介した下記の書籍もぜひ参考にしてください。